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Eine gute Buchhaltungssoftware erleichtert den Arbeitsalltag. UNTERNEHMERTUM

Der Traum vom papierlosen Büro

Eine gute Buchhaltungssoftware erleichtert den Arbeitsalltag. Aber sie muss die hohen Anforderungen der Finanzämter erfüllen.

Wer Ordnung hält, hat Zeit für die wichtigen Dinge – und Zeit ist Geld.    

Wer kennt das nicht: auf dem Schreibtisch ein Chaos, die Ablagen voll mit Papieren – aber just die Belege, die man gerade dringend für das Finanzamt braucht, sind irgendwo verschollen. In Zeiten digitaler Technik muss so etwas aber gar nicht mehr sein. Denn auf dem Markt tummeln sich immer mehr Anbieter von Buchhaltungssoftware. Ganz gleich, ob das Komplettpaket, reine Online-Dienste oder eine Mischung aus beiden: Sie können tatsächlich wichtige Helfer im Büro-Alltag sein. Wer Ordnung hält, hat Zeit für die wichtigen Dinge – und Zeit ist Geld.

Das gilt vor allem für Startups und kleine Betriebe, in denen die Buchhaltung für gewöhnlich eher nebenbei erledigt wird, handelt es sich dabei doch schließlich um lästiges Beiwerk der alltäglichen Arbeit. Da kommt eine gute Buchhaltungssoftware gerade richtig. Vor allem auch in einer Zeit, in der der Jahresabschluss gemacht werden muss. Aber eine gute Software ist nur dann eine Hilfe, wenn sie den Anforderungen des Nutzers entspricht und einfach zu bedienen ist. Beispiel Belege: Eine Software, mit der man sie einfach und schnell fotografieren oder scannen und dann direkt verbuchen kann, ist ein echter Helfer im Alltag. Ebenso sollte eine Software ganz einfach Rechnungen schreiben können. Der Nutzer wählt den Kunden aus, füllt die Positionen aus und sendet sie an den Empfänger. 

Eine gute Software ist aber auch wichtig im Umgang mit dem Finanzamt. So sollte die Umsatzsteuer-Veranlagung mit nur wenigen Klicks beim Finanzamt eingereicht werden können, und Elster sollte möglichst bereits integriert sei, so dass der Nutzer nicht eigens ein Elter-Zertifikat beantragen muss.

Überhaupt ist es unabdingbar, dass die Software die hohen Anforderungen der Finanzämter erfüllt. Nach der 2015 in Kraft getretenen GoBD-Verordnung, die Vorschriften zur Organisation und Speicherung elektronischer Dokumente vorgibt, gelten diese Grundsätze zu ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form für alle Unternehmen – ganz gleich ob Kleinbetrieb oder Großkonzern. Und genauso sind Selbständige und Freiberufler einbezogen.

Belege müssen demnach zunächst einmal vollständig sein, so dass die Geschäftsvorfälle lückenlos nachgewiesen werden können. Ebenso müssen alle Buchungen klar und übersichtlich sein, schließlich muss das Finanzamt sie ohne Schwierigkeiten überprüfen können. Wichtig auch: Es muss ausgeschlossen sein, dass Buchungen nachträglich verändert werden können. Für die Speicherung müssen daher unveränderbare Dateiformate zur Verfügung stehen, die eine Buchhaltungssoftware auf jeden Fall an Bord haben muss. Eine gute Buchhaltungssoftware speichert alle vorgenommenen Änderungen lückenlos und leicht nachvollziehbar ab. Und nicht zuletzt müssen laut Gesetz alle steuerpflichtigen Unterlagen sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden.

Die Frage, ob eine Cloud-Lösung oder eine klassische Software die bessere Lösung ist, hängt jeweils von den individuellen Anforderungen, den jeweiligen Rahmenbedingungen und den jeweiligen persönlichen Präferenzen des Nutzers ab. Die Preise beider Varianten unterscheiden sind inzwischen kaum noch.

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Journalist

Armin Fuhrer

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