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Datenschutz und Sicherheit sollten immer im Vordergrund stehen. UNTERNEHMERTUM

Sicherheit hat Vorfahrt

Die Zeichen der Zeit stehen ganz klar auf digitale Kommunikation, doch sicher sollte diese schon sein.

Hat der Server ein Sicherheitsproblem, ist sämtliche Kommunikation davon betroffen.

Ob mit Geschäftspartnern, Kunden oder Kollegen: Die Kommunikation erfolgt mittlerweile weitestgehend elektronisch. Laut einer Studie des Bitkom nutzen trotzdem noch ungefähr sechs von zehn Unternehmen häufig das Faxgerät, allerdings mit deutlich rückläufiger Tendenz. Gefragter sind für die digitale Kommunikation und den Datentransfer in der IP-Welt Insellösungen, die für einige Berufsgruppen entwickelt worden sind. Sie sollen sicherstellen, dass Dokumente rechtssicher und verschlüsselt versendet werden können. Zu den bekanntesten Beispielen gehören das Anwaltspostfach beA oder der e-Arztbrief. Wirklich durchgesetzt haben sich diese Insellösungen jedoch bislang nicht, denn sie haben meistens eine gemeinsame Schwachstelle: Sie nutzen eine Client-Server-Architektur mit einem zentralen Server. Dieser muss immer verfügbar sein, ansonsten klappt die Kommunikation nicht. Auch Empfangsbestätigungen kommen häufig nicht direkt vom Empfänger, sondern das Dokument wird einmal zentral zwischengespeichert. Hat der Server ein Sicherheitsproblem, ist sämtliche Kommunikation davon betroffen. Dazu kommt, dass es die Lösungen aufgrund ihres Inselcharakters nicht ermöglichen, mit Lösungen in anderen Branchen zu kommunizieren. Das führt dazu, dass beispielsweise nur Anwälte über das beA miteinander in Kontakt treten können. Müssen einem Gutachter oder Versicherungen Dokumente zur Verfügung gestellt werden, kann das Postfach hierfür nicht genutzt werden. Ein Manko sind auch die technischen Probleme, die es immer wieder mit dem beA gibt. Ende November traten beispielsweise erneut Probleme bei der Anmeldung auf, ebenso wie Einschränkungen beim Nachrichtenversand und bei der Adresssuche.

Dokumentenaustauschsysteme der neuen Generation – als Alternative zu Insellösungen –vereinfachen und beschleunigen nicht nur den Transfer von Dokumenten, sondern garantieren vor allem auch Rechtssicherheit. Sinn machen sie überall dort, wo Sicherheitsbedenken groß und gesetzliche Vorgaben streng sind. Daher eignen sie sich zum Beispiel für Unternehmen, Rechtsanwälte, Ärzte oder Wirtschaftsprüfer, die regelmäßig kritische Dokumente mit sensiblen Inhalten oder Beweiskraft auf digitalem Wege versenden beziehungsweise austauschen müssen. Obwohl manche Berufsgruppen schon qua ihrer Funktion gesetzlich zu einem sicheren Umgang mit Dokumenten verpflichtet sind, nutzen dennoch nutzen viele von ihnen zum Versand ihrer Dokumente immer noch E-Mails – ob aus Bequemlichkeit oder wider besseren Wissens. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass E-Mails alles andere als sicher sind. Der Grund: Bei ihrem Versand kann keine End-to-End-Verbindung aufgebaut werden, sie  sind anfällig für Virenbefall und können schadhaften Code übertragen. Zudem kann eine erfolgreiche Zustellung des Dokuments nicht nachgewiesen werden.

Werden Smartphones und Tablets für den Austausch von Dokumenten genutzt, kommen häufig Kurznachrichten-Dienste und Messenger-Apps zum Einsatz. Hier sollten klare Vorgaben gemacht werden, wie Mitarbeiter diese Dienste zu nutzen haben. Insbesondere ist bei der Wahl eines Messenger-Dienstes darauf zu achten, dass Datenschutz und Sicherheit im Vordergrund stehen.

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Journalist

Kirsten Schwieger

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