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Alles im Blick mit der passenden HR-Software

Die wichtigste Ressource im Unternehmen sind die Mitarbeiter, doch die Dokumentation über ihren gesamten Life-Cycle kann ziemliche Ausmaße annehmen: Bewerbungseingang, ein bis drei Bewerbergespräche, Probezeit, Verträge, Job Description, Emailverkehr, Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Fortbildungen, Überstunden, Geschäftsreisen, Beförderungen, gegebenenfalls Abmahnungen müssen allesamt dokumentiert und archiviert werden.

HR-Software erleichtert die Suche nach geeigneten Fachkräfte und ermöglicht mit passenden Tools auch die langfristige Personalbedarfsplanung.

Dazu kommen die eigentlichen Tätigkeitsfelder des Mitarbeiters wie Aufträge und Bestellungen, Rechnungen, Buchungen und Dokumentationen, die ihrerseits aufbewahrt werden müssen, um den rechtlichen Anforderungen nach Revisionssicherheit, langfristiger und rechtssicherer Archivierung zu entsprechen. Platz sparender, schneller, übersichtlicher und sicherer funktioniert das Personalmanagement mit der passenden HR-Software.

Rund 150 verschiedene Anbieter für HR-Software bieten ihre Produkte auf dem deutschen Markt an. Sie zu vergleichen ist schwierig und die eine beste Standardlösung gibt es nicht. Laut einer Umfrage des österreichischen Magazins „Personalmanager“ vom letzten Jahr nutzen bereits 84 Prozent der Personalverantwortlichen im deutschsprachigen Raum eine unterstützende Software, denn „von Hand“ ist der damit verbundene Arbeitsaufwand mittlerweile nicht mehr zu schaffen 

Grundsätzlich muss klar sein, welche Prozesse die Software überhaupt übernehmen soll und welche Abteilungen und wie viele Mitarbeiter damit arbeiten werden. Womit muss die Software kompatibel sein, welche Schnittstellen müssen reibungslos funktionieren und welche Sonderwünsche sollten umgesetzt werden? Erst dann kann man sich über die Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit Gedanken machen. Wie steht es um Mobile Apps, wie gut lesbar und einfach zu handhaben ist das Angebot von unterwegs aus?

Nicht unerheblich ist auch die Frage nach dem Standort des Servers, gerade in Bezug auf die DSGVO – und die Frage nach kompetentem Support und Service.

Letztendlich steht die Entscheidung nach Funktionsumfang und Konditionen an. Welche Art der Finanzierung ist möglich und vorteilhafter: Lieber ein Abonnement-Modell mit gemieteter Software über eine Cloud oder doch besser ein Lizenzkauf?

Großen Wert legen HR-Abteilungen bei der Entscheidung für die passende Software auf gut durchdachte Bewerbermanagement-Module, die nicht nur die Bewerbungen selbst sondern auch die Kontaktaufnahme einfach und schnell ermöglichen. Fast nebenbei können sich hiermit auch die verschiedenen Kanäle anhand ihrer Rückmeldungen analysieren lassen. Positiv bewertet werden dabei vor allem Active Sourcing,  Karrierepage-Editor, die Möglichkeit zu One-Click-Bewerbungen über Social Media Netzwerke, Multiposting-Tools, Ausschreibungsevaluierung und Bewerberverwaltung samt Ranking.

HR-Software erleichtert nicht nur den immer größer werdenden Aufwand nach der Suche der geeigneten Fachkräfte, sondern ermöglicht mit passenden Tools auch die langfristige Personalbedarfsplanung. Denn in jedem Unternehmen stehen irgendwann Umstrukturierungen und Beförderungen an. Mit der richtigen HR-Software lässt sich hier der benötigte Personalbedarf gut ablesen und innerbetriebliche Weiterbildungen anhand People Analytics planen sowie externe Recruiting- Aktivitäten durchführen.

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Journalist

Katja Deutsch

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