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Schon wieder ein Meeting!

Führungskräfte des mittleren und oberen Managements verbringen mittlerweile mehr Zeit in Meetings und Konferenzen, als sie ihrer eigentlichen Tätigkeit widmen.

Yahoo-Chefin Marissa Mayer lädt nur mit ausgearbeiteter Agenda zu Meetings.

Oft wird diese Zeit als vergeudet empfunden, oft ist sie es auch – denn leider wird regelmäßig vergessen, eine grundsätzliche Frage zu stellen: Braucht man das Meeting oder geht es nur darum, neue Zahlen und Ergebnisse bekanntzugeben? Denn diese lassen sich genauso gut durch E-Mails verbreiten. Meetings dagegen sollten nur organisiert werden, um gemeinsam Lösungen auf offene Fragen zu finden und Vorgehensweisen zu besprechen. Um welche Punkte es gehen soll, muss aus der Agenda klar hervorgehen – die selbstverständlich rechtzeitig an alle Teilnehmer versendet werden sollte.

Das bekannte Parkinson’sche Gesetz, wonach sich Arbeit genau in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht, lässt sich bestens auf Besprechungen anwenden. Nicht nur für das gesamte Meeting, auch für die einzelnen Tagesordnungspunkte und Diskussionsrunden kann eine Zeitvorgabe sinnvoll und effizient sein. Als besonders gut organisiert gilt hier Yahoo-Chefin Marissa Mayer, die ausschließlich mit ausgearbeiteter Agenda zu Meetings lädt, um mit gut vorbereiteten Mitarbeitern zielgerichtet diskutieren zu können.

Bei einem guten Meeting wird pünktlich begonnen und Zuspätkommen nicht ignoriert. Denn wer nicht pünktlich kommt, signalisiert mangelndes Interesse und erzeugt bei den Wartenden umgehend ein Gefühl der Zeitvergeudung. Im Idealfall führt ein Moderator durch das Meeting, der jeden Teilnehmer zu Wort kommen lässt, auch wenn er die mehrheitliche Meinung nicht teilt, und der auf eine sachliche Gesprächsebene besteht. Wer sich nie äußert, sollte vom Moderator direkt angesprochen und um seine Meinung gebeten werden.

So wie jeder Teilnehmer eine Einladung erhält, sollte er eine fokussierte Zusammenfassung bekommen, in der die Ergebnisse und nächsten Arbeitsschritte aufgelistet werden. So fühlt sich jeder ernst genommen und kann sich gedanklich besser mit dem Thema auseinandersetzen.

Bei Konferenzen sitzen weit mehr Zuhörer im Raum als bei Meetings. Hier werden Fakten, Sachlagen und Probleme häufig als reine Powerpoint-Präsentation gezeigt – öde und langweilig. Durch Gestik und Graphic Recording lässt sich eine Konferenz frischer und interessanter gestalten, genauso wie durch das Einbauen von Fragen an die Teilnehmer oder kurzen (!) witzigen Anekdoten.

Ist eine große Konferenz oder Tagung geplant, sollte die passende Location gut sechs Monate vorher feststehen, damit alle Teilnehmer ihre Anfahrt organisieren können. Gute Verkehrsanbindung an den Ort ist ebenso unabdingbar wie erstklassige technische Ausstattung der Räume, wozu auch bequeme Stühle und eine gute Klimaanlage oder zu öffnende Fenster zählen – und „Kleinigkeiten“ wie die richtige Lautstärke des Mikrofons, passendes Licht, und auch jemand, der sich bis zum Ende um die Sauberkeit der Toiletten kümmert.

Die Teilnehmer einer großen Konferenz möchten auch gut vor- und nachinformiert werden. Auch hier gilt: In der Kürze liegt die Würze. E-Mails, Nachrichten auf sozialen Netzwerken, Event-Apps und in berufsbezogenen WhatsApp-Gruppen müssen qualitativ erstklassig sein und dürfen nicht zu banalem Dauerbombardement führen. Dann bleibt die Konferenz samt ihrer vermittelten Inhalte in guter Erinnerung und die Teilnehmer kommen gern wieder.

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Journalist

Katja Deutsch

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