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Gut geplant, erfolgreich entsandt

Wenn Firmen Mitarbeiter ins Ausland entsenden, müssen viele rechtliche und organisatorische Aspekte vorab geklärt werden, damit der Einsatz zum Erfolg wird.

Achten Sie auf ein korrektes Visum und eine korrekte Arbeitserlaubnis.

Im Rahmen der Globalisierung gewinnt die Entsendung von Arbeitnehmern ins Ausland eine immer größere Bedeutung – auch für kleine und mittlere Unternehmen. Vielen Arbeitgebern und -nehmern sind die Risiken und möglichen Probleme dabei allerdings nicht bewusst. Neben Aspekten wie interkulturellem Training, Betreuung und Reintegration sind auch diverse arbeitsrechtliche, steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Gesichtspunkte bei der Vorbereitung zu berücksichtigen.

So muss der Arbeitsvertrag des zu entsendenden Mitarbeiters angepasst werden, worin auch der Betriebsrat involviert sein sollte. Eine allgemeingültige passende Vertragsform gibt es nicht, da jedes Land steuer- und sozialversicherungsrechtlich seine eigenen Regeln und Abkommen hat. Klassiker ist ein deutscher Vertrag mit einer Zusatzvereinbarung für die Zeit, die ein Mitarbeiter ins Ausland geht. Bei einem Auslandseinsatz über 36 Monate ruht der deutsche Arbeitsvertrag für die Zeit oder wird zugunsten eines ausländischen Vertrages ganz aufgehoben. Neben der konkreten Tätigkeitsbeschreibung sowie Währung des Arbeitsentgeltes und Klassikern wie Urlaubsanspruch und Feiertage sollten folgende Punkte vertraglich festgehalten werden: Mobilitätszulagen, Ausgleich von Mehraufwendungen, Zusatzversicherungen, Betriebliche Altersvorsorge und Rückkehrbedingungen.

Auch sozialversicherungsrechtlich gibt es je nach Entsendeland und -dauer viele Fallstricke, die den Mitarbeiter im schlimmsten Fall teuer zu stehen kommen können. Grundsätzlich sollte versucht werden, die Ansprüche im deutschen Sozialversicherungssystem zu sichern. Besteht ein Beschäftigungsverhältnis im Inland und ist die Entsendung zeitlich begrenzt, kann der Mitarbeiter mittels der sogenannten Ausstrahlung weiterhin in Deutschland sozialversicherungspflichtig bleiben. Innerhalb der EU gilt bei einer Entsendung von maximal 24 Monaten in allen Zweigen der Sozialversicherung der Schutz des deutschen Systems weiter. Bei Ländern außerhalb der EU muss sich die Personalabteilung mit den jeweiligen Sozialversicherungsabkommen auseinandersetzen. Auch eine Pflichtversicherung ist auf Antrag für einzelne Teilbereiche möglich.

Ob ein entsandter Arbeitnehmer sein Einkommen weiterhin im Inland oder aber im jeweiligen Zielland zu versteuern hat, hängt von seinem Wohnsitz und den jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen ab. Bei den meisten dieser Abkommen müssen die Steuern in dem Staat gezahlt werden, in den der Mitarbeiter entsendet wurde. Dauert der Auslandseinsatz weniger als 183 Tage, müssen die Steuern in dem Staat gezahlt werden, in dem der Wohnsitz liegt.

Susanne Hierl, Rechtsanwältin bei Rödl & Partner, rät selbst kleineren Unternehmen mit nur wenigen Auslandseinsätzen nicht nur detaillierte Checklisten, sondern firmeninterne Entsendungs-Richtlinien zu erstellen, in die alle involvierten Abteilungen miteinbezogen werden. Wer die komplexe Vorbereitung zeitlich oder fachlich nicht leisten kann, kann diese auch an einen Dienstleister outsourcen.

Fakten

Entsendeformen

bis 3 Monate: Dienstreise
3–6 Monate: Verlängerte Dienstreise oder Delegation
6–12 Monate: Kurzfristige Entsendung
1–5 Jahre: Langfristige Entsendung
länger als 5 Jahre: Versetzung ins Ausland

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Journalist

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