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Dr. Arno Michelis, simus systems GmbH Anzeige

Ressourcen sparen durch Datenoptimierung

Master Data Governance sorgt in Unternehmen für klare Regeln bei Prozessen und der Organisation, erklärt Dr. Arno Michelis, von der simus systems GmbH.

Viele Unternehmen machen sich daran, ihre Prozesse zu digitalisieren und automatisieren. Wie groß ist der Aufwand?

Das ist schon eine große Herausforderung, die die Verantwortlichen vor große Aufgaben stellt. Das sollte man keinesfalls unterschätzen.

Welche Herausforderungen sind das denn vor allem?

Nun, wichtig ist insbesondere, dass die Qualität der Daten auf mehreren Ebenen gewährleistet sein muss. Sie müssen ja nicht nur auf dem aktuellen Stand sein, sondern auch korrekt und vollständig. Erst, wenn sie konform mit den entsprechenden systemspezifischen Regeln sind, ist eine maschinelle Verarbeitung möglich. Und sie müssen widerspruchsfrei, also konsistent, sein. Sie sehen: Hier liegen viele mögliche  Fehlerquellen.

Es ist also sehr sinnvoll, sich Unterstützung zu besorgen. Inwiefern kann Master Data Governance eine solche Hilfe sein?

Mit „Master Data Governance“, kurz MDG, schafft das Unternehmen umfassende Prozess- und Organisationsstrukturen. Wichtig ist, dass klare Regeln erstellt und Verantwortlichkeiten benannt werden. In dem Prozess sollten unter anderem Abläufe wie jene zur Materialstamm-Anlage modelliert und ebenso individuelle Freigabe- und Genehmigungsprozesse definiert werden.

Was sind denn typische Probleme in Unternehmen?

Da gibt es eine ganze Reihe. Sehen Sie, wenn Arbeitsabläufe und Datenpflegeprozesse nicht genau definiert sind, kann es zum Beispiel passieren, dass Mitarbeiter Daten unkontrolliert, sozusagen am Prozess vorbei in ein ERP-System speichern können. Das Problem ist, dass dadurch Falschinformationen und Dubletten entstehen können. Uneinheitliche Benennungen führen auch dazu, dass Mitarbeiter vorhandene Daten nicht mehr wiederfinden, diese dann neu anlegen müssen, und so Zeit und Kapazitäten verschwenden. Allgemein gesprochen: Der Prozess kommt ins Stocken.

Welche Vorteile ergeben sich nun aus einer MDG-Lösung?

Eine MDG-Lösung bietet einmal – ganz wichtig – einen besseren Zugriff auf Daten. Sie sorgt zunächst dafür, dass einfach weniger Datensätze angelegt werden. Diese werden zentral vorgehalten, und vor allem auch wiedergefunden, so entstehen keine Dubletten. Und sie ermöglicht die Zugriffsteuerung sowie Berechtigungskonzepte für verschiedene Standorte und Organisationsbereiche, ebenso wie regelbasierte Verteilmechanismen für verschiedene Standorte. Die Ansätze können soweit ausgebaut werden, dass Prozessschritte algorithmisiert und damit vollständig automatisiert werden. Auf diese Weise bleibt die Datenqualität auch langfristig hoch.

Dadurch werden auch Abläufe vereinfacht?

Genau. Geschäftsprozesse werden auf diese Weise optimal unterstützt und automatisiert. Denn hinter dem digitalen Prozess steht der physische Prozess der Materialwirtschaft. Wenn dieser optimiert verläuft, werden Zeit, Kosten und Ressourcen eingespart, was am Ende zu höherer Produktivität und zufriedeneren Kunden führt. Gerade im Maschinenbau, wo Produkte flexibel an Anforderungen angepasst werden müssen, ist dies ein nicht zu unterschätzender Aspekt.

Wenn nun ein Unternehmen das Projekt Digitalisierung von Prozessen angehen möchte – wie sollte es vorgehen?

Da haben wir eine klare Empfehlung: Zuerst sollte eine grundlegende Bereinigung und Restrukturierung der Daten mit einem flexiblen, spezialisierten System durchgeführt werden. Um die bereinigten Daten nutzen zu können, sollte dann auch gleich eine dazu passende „Suchmaschine“ implementiert werden – denn nur dann profitieren Unternehmen von einem strukturierten Datenpool. Darauf aufbauend folgt dann die Definition von Workflows mit dem Ziel einer automatisierten Feldpflege, um die Datenqualität langfristig zu sichern. In meinen Augen ist das ERP-System für diesen Vorgang nicht die beste Lösung, denn es ist auf andere Aufgaben ausgerichtet und viel zu behäbig. Ich empfehle die Verwendung darauf spezialisierter Werkzeuge, die auch das anschließende MDG-Projekt effizient umsetzen können.


Entlastung für die Mitarbeiter

Ein Interview mit Hubert Kötzinger, Gesamtleiter Technischer Bereich (CTO) bei HSM.

Was war die Herausforderung beim Datenmanagement für HSM?

Bei der Einführung von SAP sollten alle Materialstämme neu strukturiert und klassifiziert werden. Wir suchten Unterstützung, um unseren Aufwand professionell zu reduzieren.

Wie gestaltete sich die Zusammenarbeit mit simus systems?

Die Lösung wurde flexibel auf unsere Bedürfnisse angepasst. Das volle Potential der Software erkannten wir im Lauf der engen, kreativen und zielorientierten Zusammenarbeit. Die aufbereiteten Daten können flexibel genutzt werden und ermöglichen viele automatisierte Prozesse, die die Mitarbeiter deutlich entlasten.

Was raten Sie Unternehmen, die Unterstützung beim Stammdatenmanagement suchen?

Betrachten Sie Ihr zukünftiges Datenmanagement aus der Perspektive der optimalen Prozesse und Datenflüsse und nicht über Ihr bestehendes ERP-System. Definieren Sie Ihre Ziele langfristig. Kleinere Unternehmen können durch ihre Flexibilität enormen Mehrwert bieten, was unsere Zusammenarbeit mit simus systems bestätigt.


MDG: Langfristig saubere Materialstämme

simus classmate, die Lösung für Stammdatenmanagement, sorgt für softwaregestützte Prozesse und legt Verantwortlichkeiten in Unternehmen klar fest.

Zeit ist Geld, davon können viele Unternehmen ein Lied singen. Ein probates Mittel, um beides zu sparen, ist eine professionelle Anlage und Pflege der unternehmenseigenen Materialstammdaten. Denn weil sie weitreichende Auswirkungen auf alle Unternehmensbereiche hat, lassen sich durch einen durchdachten Prozess Dubletten und Fehler in den Materialstammdaten vermeiden – das reduziert den Zeitaufwand und die Prozesskosten. Die Software simus classmate bietet sowohl die professionelle Datenbereinigung als auch den geführten Prozess, den Unternehmen brauchen, um mit einem geringen Verwaltungsaufwand und begrenzten Kosten zum Ziel zu kommen.Der praktische Ablauf sieht so aus: Mit simus classmate steht dem Anwender ein ausgereiftes Werkzeug zur Verfügung, mit dem er Materialstammdaten nicht nur suchen und finden, sondern auch gleichzeitig neu anlegen und pflegen kann. Bei einer erfolglosen Suche nach einem Material wird also direkt aus dem Suchprozess eine Materialanlage gestartet. Die Software führt den Anwender zu einem weitgehend vorausgefüllten Formular, das die Anforderungen an das benötigte Material definiert. Jetzt ist der Augenblick des Stammdaten-Koordinators gekommen. Dabei handelt es sich um einen zweiten Mitarbeiter, der den Antrag automatisch zur Prüfung zugeschickt bekommt. Er kann über die bequeme Ähnlichkeitssuche, die in simus classmate integriert ist, sicherstellen, dass die Anforderungen nicht über eine bereits vorhandene Komponente abgedeckt werden können. Stellt der Koordinator fest, dass Daten fehlen oder Inhalte unklar sind, genügt ein Knopfdruck und der Antrag geht an den Konstrukteur zurück. Ist alles in Ordnung, genehmigt der Koordinator den Antrag. Anschließend werden alle Daten automatisch korrekt und aktuell in SAP oder einem anderen ERP-System angelegt. Der Materialstamm kann ab sofort verwendet werden. Anschließende Prozesse zur langfristigen Pflege der Daten können ebenfalls definiert und automatisiert werden.

Ein klarer Prozess sichert die Datenqualität nachhaltig.

www.simus-systems.com

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Journalist

Armin Fuhrer

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