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Vorteile überwiegen Nachteile

Digitale Personalakten sind in Unternehmen oft schon Standard, denn sie bieten eine Vielzahl an Vorteilen.

Die systemimmanent klare Ablagesystematik gewährleistet eine optimale Dokumentation des Lifecycles der Mitarbeitenden vom  Eintritt bis zum Exit.

Ralf Steuer, Geschäftsführer Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V; Foto: Presse

Sie reduzieren nachhaltig den Administrationsaufwand, bieten einen leichten Zugang, sparen Zeit, Platz und Kosten und vereinfachen Shared Service Prozesse außerhalb der eigenen Organisation. Auch ausländische Standorte können unkompliziert eingebunden werden. Die systemimmanent klare Ablagesystematik gewährleistet eine optimale Dokumentation des Lifecycles der Mitarbeitenden vom Eintritt bis zum Exit. Eine Herausforderung stellt die prozessual zu definierende Schnittstelle zwischen HR Business Partnern und der Personalaktenadministration dar, beispielsweise bei Vertragsänderungen in Shared Service Centern. Außerdem muss sicher-gestellt werden, dass es zu keiner doppelten Datenhaltung konkurrierender Systeme, wie beispielsweise separaten cloudbasierten Tools für Leistungs- und Potenzialeinschätzungen kommt. Auch wenn es im Vorfeld für die Anwendung der digitalen Personalakte in der Praxis sehr genau definierter und transparenter Prozesse sowie strenger Datenschutzanforderungen im Rahmen des Zugangs- und Löschkonzepts nach der EUDSG-VO bedarf, überwiegen ganz klar die Vorteile.

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Journalist

Kirsten Schwieger

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