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Mehr Kostentransparenz durch Tankkarten

Immer mehr Unternehmen setzen bei ihren Fuhrparks und den Reisekosten auf volle Kostentransparenz. Dabei spielen Tankkarten eine große Rolle.

Die Nutzung von Tankkarten entlasten die eigene Buchhaltung, denn das lästige Sammeln und Kleben von Kassenbelegen entfällt und auch die Reisekostenvorschüsse, zumindest die für Kraftstoffe, gehören mit der Nutzung einer Tankkarte der Vergangenheit an.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen markengebundenen Tankkarten, deren Einsatz nur bei der entsprechenden Marke und deren Vertragspartner möglich ist, und markenübergreifenden Tankkarten, die den Einsatz an vielen Tankstellen unabhängig vom jeweiligen Anbieter ermöglichen.

Dank des Onlinezugangs sind alle Umsätze der Mitarbeiter immer direkt abrufbar und können nicht nur über die monatliche Abrechnung, sondern tagesaktuell ausgewertet werden.

Die meisten Anbieter offerieren eine ganze Reihe von Auswertungstools. Seien es die gefahrenen Kilometer oder der Kraftstoffverbrauch pro hundert Kilometer, die aufgeschlüsselt zur Verfügung gestellt werden. Zudem können die Systeme komplette Daten versandfertig für die Steuerbehörden zur Verfügung stellen.

Zusatzservices:

Doch Tankkartensysteme können oft mehr: So bieten mittlerweile viele Anbieter die Abwicklung zusätzlicher Dienstleistungen wie Maut-, Brücken- und Tunnelgebühren über die Karten an. Auch Pannenservices oder Rückerstattungssysteme für die Mehrwertsteuer sind in vielen Karten integriert und wichtig bei vielen Auslandsfahrten von Mitarbeitern.

Individuelle Kriterien

Wem als Mitarbeiter was zusteht, kann in folgenden Kriterien festgelegt werden: Beispielsweise die Kraftstoffart, die regionale Verwendung, die Nutzung zusätzlicher Dienstleistungen, sowie der Kauf von Schmierstoffen oder die Nutzung von Autowaschanlagen.

Genau hinsehen:

Viele Tankkarten scheinen sich auf den ersten Blick zu ähneln. Doch hin und wieder lohnt sich vor einer Entscheidung für eine Karte das genauere Hinsehen. So gibt es Anbieter, die eine Mindestabnahmemenge an Treibstoffen festlegen oder eine Nutzungsgebühr verlangen. Andere wiederum verlangen eine Mindestabnahme an Karten. Sind Firmenmitarbeiter auch im Ausland unterwegs, sollte man darauf achten, dass die Karten auch dort einsetzbar sind.

Versteuerung

Beachten sollte man bei der Nutzung der Tankkarte die Besteuerung: Wenn ein Firmenmitarbeiter eine Tankkarte auch privat nutzt, etwa bei einem Firmenwagen mit gestatteter privater Nutzung, dann gilt genau wie bei der Nutzung des Fahrzeuges die sogenannte Ein-Prozent Regelung. Das heißt: Jeden Monat ist Lohnsteuer auf ein Prozent des Kaufpreises (Bruttolistenpreis plus alle Sonderausstattungen) des Fahrzeugs zu zahlen. Zudem veranschlagt das Finanzamt eine Pauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, egal ob Sie tatsächlich mit dem Dienstwagen zur Arbeit gelangen oder nicht.

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Journalist

Frank Tetzel

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